介護施設の事務作業はどこまで自動化できるか｜国保連請求の準備・シフト・記録の転記

介護施設の業務効率化は、月末月初に固まった事務作業をどうするかに尽きます。国保連への請求、シフト、勤怠、記録の突き合わせ。同じ人が同じ時期に集中して手を動かしていて、しかもその期間だけ現場に出られなくなります。
ここでは、介護施設の事務作業をどこまでRPA（業務自動化）で機械に渡せるかを整理します。

先に立場を書いておきます。私たちが毎日動かしているのは自院のクリニックのもので、介護施設での導入実績を掲げているわけではありません。ただ、機械に渡せる作業の条件は業種が変わっても同じです。以下は、その条件を介護の事務作業に当てはめたものです。

介護施設のRPAは「毎月おなじ日にやること」から

RPAで機械に渡せる作業の条件は3つです。手順が決まっている・誰がやっても同じ結果になる・かならず発生する。介護施設の月次事務は、この3つがきれいにそろいます。毎月おなじ日に、おなじ手順で、おなじ画面を開いているからです。介護の現場でRPAが効くのは、この領域です。

逆に、ケアの中身に関わる判断は対象になりません。誰にどう対応するか、記録に何を書くか。ここは人が持ちます。機械に渡すのは、判断のあとに発生する事務のほうです。

対象になりやすい作業

作業	いま起きていること	機械に渡せるか
国保連請求データの提出前チェック	介護ソフトから出した請求データを、決まった観点で1件ずつ見る	洗い出しまでは渡せる。提出の判断は人
シフト・勤怠の集計	希望休を集め、表に写し、勤怠システムに入れ直す	集計と転記は渡しやすい
記録・書類の転記	紙やFAXで受け取ったものを、決まった様式に打ち直す	様式が決まっていれば渡せる
加算の要件の確認	要件を満たしているか、毎月おなじ観点で目視する	洗い出しまでは渡せる。判断は人
返戻・過誤の一覧づくり	返ってきたものを拾い、対応表に並べ直す	並べ直しは渡しやすい
複数事業所の数字の集約	事業所ごとの数字を、1つの表に集める	渡しやすい

ここでも「洗い出し」と「判断」を分けます。決まった観点で拾い出すところまでは機械が速く、見落としません。そこから先の「これで出す／出さない」は人の仕事です。

国保連請求まわりで、やることとやらないこと

いちばん相談が多いのが国保連への請求まわりなので、線をはっきり書いておきます。

お引き受けできること	お引き受けしないこと
介護ソフトから出した国保連請求データを、決まった観点で確認する	請求そのものの代行
不足や不整合を洗い出して一覧にする	加算の可否を機械に判断させること
複数事業所の数字を1つに集める	介護ソフトそのものの改造
毎月おなじ様式の資料を作る	ご利用中の製品の規約に反する接続

介護ソフトとの接続がどこまでできるかは、ご利用中の製品の規約と接続方法によって変わります。最初にそこを確認し、認められていない場合は、ソフトの手前までを自動にします。データを書き出せる形さえあれば、そこから先はこちらで受けられます。

手を付ける順番

1. ソフトの外側にある作業／集計、転記、資料づくり、フォルダの整理。利用者の情報に触れないものから始めます
2. 書き出したデータを扱う作業／介護ソフトから出したファイルを読んで、確認し、並べ直す。読むだけなので影響が閉じています
3. ソフトへの書き戻し／ここは規約と接続方法の確認が要ります。認められていなければ、手前で止めます

効果の大きい順ではなく、扱う情報が軽い順です。いきなり利用者の情報から始めると、確認事項が多すぎて動き出せません。

よくある質問

介護施設の事務作業は、どこから自動化するのが早いですか

介護ソフトの外側にある作業からです。シフトと勤怠の集計、複数事業所の数字の集約、毎月おなじ様式の資料づくり。利用者の情報に触れないぶん確認事項が少なく、いちばん早く動き出せます。効果の大きさではなく、確認事項の少なさで1本目を選んでください。

国保連への請求も自動化できますか

提出前の確認までです。介護ソフトから出したデータを決まった観点でチェックし、不足や不整合を一覧にするところは機械に渡せます。ただし請求そのものの代行はしません。加算の可否のような判断も機械には決めさせません。人が最後に見る手前までを速くする、という形になります。

いま使っている介護ソフトのままでできますか

ソフトの外側の作業は、多くの場合そのままできます。ソフトへの書き戻しは、ご利用中の製品の規約と接続方法によって変わるため、最初にそこを確認します。認められていない場合は、ソフトの手前までを自動にします。データを書き出せる形さえあれば、そこから先は受けられます。

小規模な事業所でも意味がありますか

むしろ小規模のほうが効きます。事務を担う人が少ないぶん、その人が休むと止まる作業が多いからです。月末月初に事務で手が塞がって現場に出られない、という状態が解けるだけでも意味があります。1本から作れるので、小さく試せます。

担当者しか分からない状態になりませんか

そうならない形で作るかどうかの問題です。何を、どの順で、どこに書いているか。処理の中身と手順書が読める形で残っていれば、担当が変わっても引き継げます。ここは最初の設計で決まります。

最後に

介護施設の業務効率化でいちばん効くのは、大きな仕組みを変えることではありません。判断のあとに発生する事務を、人の手から外すことです。判断は人が持ったまま、そのあとの手順だけを機械に渡す。それだけで、月末月初に事務で埋まっていた時間が現場に戻ります。

いま毎月やっている作業をひとつ挙げていただければ、それが対象になるかどうかをその場でお答えできます。

関連ページ

• クリニック・病院・介護施設のRPA（業務自動化） — 実際に動かしている中身と、進め方
• 病院でRPAは何に使えるか — 医事課の集計・部門システム間の転記
• クリニックの業務効率化はどこから手を付けるか — 自動化できる作業の見分け方
• 工事不要のナースコール — 介護施設の呼び出しを、Wi-Fiだけで