ISSUES
こんなご相談をいただきます
- 薬を発送したかどうかが、カルテを見ても分からない
- 請求が終わっているか、未入金が残っていないかが、別のExcelにある
- 引き継ぎ事項が対応されたのか、誰も追えていない
- そもそも、その患者を誰が担当しているのかが分からない
- カルテ・スプレッドシート・メモ帳・紙に散っていて、探す時間のほうが長い
- SaaSは入れたが、うちの運用に合わない部分だけが手作業のまま残っている
- 同じことを複数のシステムに二重入力している
WHY
なぜ、カルテだけでは
管理しきれないのか
電子カルテは、医療情報を管理するために作られています。診療の記録はそこに正確に残ります。ただ、そのスコープの外にあるものには、載せる場所がありません。
だから患者に紐づくタスクは、Excel・スプレッドシート・メモ帳・紙に散ります。散った時点で、終わったかどうかも、誰が持っているのかも分からなくなります。患者IDという共通の軸はあるのに、それで束ねられていない。
カルテだけのとき
- 診療の記録は、カルテに正確に残る
- そのスコープの外にあるものは、載せる場所が無い
- Excel・スプレッドシート・メモ帳・紙に散る
- 終わったかどうかが分からない
- 誰が持っているのかも分からない
患者IDで束ねたとき
- 診療の記録は、カルテのまま
- カルテの外側だけを、患者IDで束ねる
- 散っていたものが1か所に集まる
- 終わったかどうかが見える
- 誰が持っているかが見える
カルテを入れ替える話ではありません。カルテはそのままに、その外側だけを埋めます。
WHAT WE DO
既製のシステムを置き換えず、
足りないところだけを作ります
いま動いているものを止めるのは、現場にとって一番つらい選択です。私たちは入れ替えを前提にしません。既存のシステムはそのままに、そこに載らない情報を外側で持ち、IDでつなぎます。
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01
カルテIDを軸に束ねる
患者さんを identify する軸をカルテIDに置き、予約・施術履歴・やり取り・確認事項をそこに紐づけます。どこから見ても同じ人の情報が揃う状態を作ります。
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02
確認事項を一括で持つ
同意の取得状況、既往やアレルギー以外の申し送り、次回触れること、支払いの状態。院ごとに違う「確認したいこと」を、項目から一緒に設計します。
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03
役割ごとに見せ方を変える
受付・カウンセラー・施術者・管理者。それぞれ見るべきものだけが出るようにします。全員が同じ一覧を眺める状態は、結局だれも見なくなります。
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04
画面を増やさない
可能な範囲で、いま使っている業務ツールへ通知を流します。専用の画面を開かないと気づけない仕組みは、現場では続きません。
DASHBOARD
ダッシュボードに、何が並ぶのか
スタッフはそれぞれ別の場所に書いています。受付は予約システム、カウンセラーはメモ、事務はExcel。それを患者IDで束ねて、1つの画面にします。
- 受付
- カウンセラー
- 看護師
- 医師
- 事務
それぞれが、別々の場所に書いている
患者IDで束ねる
-
主に事務
薬の発送
発送したのか、届いたのか。発送した分が在庫にどう効くのか。患者IDに紐づけておくと、その先の在庫までつながります。
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主に受付・事務
請求と入金
請求が終わったのか、未入金が残っていないのか。回収できたところまでを、その患者の1件として閉じます。
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担当者・管理者
引き継ぎと担当
次に何をするのか、期日はいつか、誰が持っているのか。役割ごとの一覧に出るので、頭の中に置かずに済みます。
患者IDに紐づけて管理するもの
| 管理するもの | いま起きていること |
|---|---|
| 薬の発送 | 発送したか、届いたかがカルテに載らない |
| 在庫・発注 | 発送した分が、在庫に反映されない |
| 請求 | 請求が終わったかが、別の表にある |
| 未入金 | 回収できたのかを、誰も追っていない |
| 引き継ぎ事項 | 次回触れることが、担当者の頭の中にある |
| 担当者 | 誰が持っているのかが分からない |
| 同意・確認事項 | 取得済みかどうかが、紙で残っている |
気づく場所は、いま使っているチャットで
期日が来たもの、止まっているもの、来院時に出す申し送り。LINE WORKS・Slack・Microsoft Teams へ流します。専用の画面を開かないと気づけない仕組みは、現場では続きません。患者さんとのLINEのやり取りそのものを設計する話は、自社LINE開発のほうで扱っています。
※ 図はイメージです。並べる項目も、誰にどこまで見せるかも、院ごとに違います。
HOW
どうやって、つなぐのか
電子カルテや予約システムに、メディカルフォースのようなクリニック向けSaaSをお使いの場合。そのカルテIDを受け取り、そこに載せられないものを外側で持って、一覧と通知を作ります。
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IDを受け取る
お使いのシステムが提供する連携手段（API等）の範囲で、患者を特定するIDと必要な情報を受け取ります。使える手段は製品によって異なるため、最初にそこを確認します。
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管理する項目と、担当の持ち方を決める
何を、誰が、いつまでに。項目・ステータス・担当の持ち方を、実際の運用に合わせて決めます。ここを詰めずに作ると、また使われない画面が増えます。
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一覧と通知を作る
ロール別の一覧、期日が来たら戻ってくる保留、来院時に出る申し送り。LINE WORKS・Slack・Teams などへの通知もここで設計します。
-
現場で回して直す
使い始めてから直したくなる部分は必ず出ます。運用に合わせて調整していく前提で組みます。
なお、手順が決まっているだけの作業なら、作らずに済むこともあります。その場合は業務自動化（RPA）で、いまのシステムのまま機械に渡します。判断が要るところはAI導入のほうです。
※ 製品名は連携の対象例として挙げているもので、各社との提携関係を示すものではありません。実際に何がつなげるかは、お使いの製品が提供している連携手段によって決まります。
PROOF
自分たちで作って、自分たちで使っています
AFRODE CLINIC では、患者の医療情報はすべてカルテにあります。カルテに載らない患者ごとの処理は、別の運用として切り出しています。このページに書いているのは、そこで実際に回している考え方です。
受託だけをしている会社ではありません。次の4つも、自院で困ったことを解くために作り、いまも運用しているものです。作って終わりにならない設計を、実際に運用しながら確かめています。
PROCESS
クリニック向けシステム開発の進め方
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困っている場面をうかがう（無料）
「何を作るか」ではなく「いまどこで詰まっているか」から。既存の仕組みや運用の変更で足りるのであれば、そうお伝えします。
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つなぐ範囲を決める
お使いの製品が何を提供しているかを確認し、どこまで連携するかを決めます。ここで作る量が決まります。
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要件と運用の設計
項目、ロール、ステータス、通知の粒度。画面の前に運用を決めます。
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お見積もりとご提案
作る範囲が決まってから金額をお出しします。段階を分けて、小さく始める組み方もご提案します。
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開発・連携
構築し、既存システムとつなぎます。テストは実際の運用の流れで行います。
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運用開始と調整
使いながら直します。現場の声を見ながら、運用に合わせて手を入れていきます。
SCOPE
お引き受けする範囲
| お引き受けできること | お引き受けしないこと |
|---|---|
| 既存システムとの連携を含む受託開発 | 電子カルテそのものの開発・置き換え |
| 患者IDを軸にしたダッシュボード（発送・請求・未入金・引き継ぎ・担当） | 医療機器に該当するソフトウェアの開発 |
| ロール別の一覧、通知、期日管理、担当の割り当て | 診断や治療の判断に関わる機能 |
| 業務ツール（LINE WORKS・Slack・Teams等）への通知 | お使いの製品が連携手段を提供していない部分 |
| 運用開始後の調整・保守 | 他社システムの不具合対応 |
LEAD
誰が、つくるのか
医療に詳しいだけの開発会社ではありません。国内でも最大級の購買データを扱う企業で、グループ全体の分析基盤を統括してきた人間が、そのまま責任者に入ります。データの持ち方を分かっている人が要件を聞くかどうかで、3年後に効いてくる部分が変わります。
山田 慎也株式会社Medical Wellness Partners 共同創業者 COO
小売で世界13位、国内でも最大級の購買データが集まる企業で、グループ全体の分析基盤の統括を担当。数千万人規模の購買行動を扱う設計と、クリニックの現場で起きることの両方を見てきました。データの量が変わっても、最初に決めるべきことはあまり変わりません。
- 2014京都大学大学院 情報学研究科 卒
- 2016株式会社GRI シニアデータアナリスト
- 2019セブン&アイ・ホールディングス（小売事業 世界13位）
AIデータテクノロジーユニット／グループ分析基盤統括者として参画 - 2021株式会社GRI 顧問
- 2016〜AGAクリニック（2019年に事業譲渡）、メンズケアクリニック、
AFRODE CLINIC を創業。現在も自社で運営
FAQ
よくある質問
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カルテに全部書いてはいけないのですか
いけないわけではありませんが、載せる場所がないことがほとんどです。電子カルテは医療情報を管理するために作られていて、発送の状況や請求の進み具合、誰が担当しているかを持つようにはできていません。無理に備考欄へ書くと、探せなくなり、集計もできなくなります。カルテはそのままにして、その外側を別に持つほうが現実的です。
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誰が担当か分からない、という状態も管理できますか
できます。むしろそこが主な目的です。担当と期日を患者IDに紐づけて持ち、役割ごとの一覧に出します。「自分に残っているもの」と「誰にも持たれていないもの」が、それぞれ見える状態になります。担当が変わったときも、引き継ぎ事項がその人の頭の中ではなく画面に残ります。
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Excelやスプレッドシートでの管理と、何が違いますか
3つあります。どれが最新かで迷わないこと。誰がいつ触ったかが残ること。患者IDで他の情報とつながること。それと、見せる範囲を役割ごとに分けられます。Excelは始めるのが早い代わりに、増えると誰も全体を把握できなくなります。1つの表で回っているうちは、無理に作り替える必要はありません。
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医療の事情を、一から説明しなくて済みますか
自社でクリニックを2院運営しています。カルテに何が載って何が載らないか、受付とカウンセラーと施術者で見たいものがどう違うかは、日々見ている側です。やりたいことの背景から説明していただく必要はありません。
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クリニック向けのシステム開発は、いくらくらいかかりますか
作る範囲によって変わるため、最初に「何をどこまで作るか」を決めてからお見積もりします。全部入りを目指さず、いちばん効く機能を1つ出して、使われ方を見てから足す進め方をおすすめしています。
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いま使っている電子カルテはそのままで大丈夫ですか
はい。置き換えは前提にしていません。既存のシステムはそのままに、そこに載らない情報を外側で持ち、カルテIDでつなぐ作り方をします。
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メディカルフォースなどのSaaSと連携できますか
お使いの製品が提供している連携手段（API等）の範囲で可能です。何が使えるかは製品によって異なるため、最初にそこを確認してから設計に入ります。なお、各社との提携関係を示すものではありません。
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どのくらいの期間で使えるようになりますか
連携の範囲と機能の数で変わります。1機能から小さく出す進め方であれば、要件を決めてから短期間で出せる場合もあります。まず現状をうかがって日程をお出しします。
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開発した後の保守もお願いできますか
できます。使い始めてから直したくなる部分は必ず出るため、運用に合わせて調整していく前提で組みます。
CONTACT
仕様が固まっていなくて構いません
いまお使いのシステム、困っている場面、施設の規模。この3つをお知らせいただければ、つなげる範囲と進め方をお出しします。作らずに済む方法があれば、それもお伝えします。